Prenotazioni prese in chat, scritte in un'agenda vera
L'assistente propone soltanto gli orari che il motore di disponibilità ha calcolato sulle tue regole, poi scrive la prenotazione in un calendario vero: risorse separate, conferme, promemoria e sincronizzazione con Google Calendar.
Il punto di partenza
Prendere l'appuntamento è facile, tenerlo in ordine no
Il problema non è prendere la prenotazione. È il doppio libro.
Le richieste arrivano da chat, telefono, email e di persona, e finiscono su quaderni diversi. Poi qualcuno promette un orario che non c'era, e a rimetterci è chi si presenta.
- Orari promessi in chat e non disponibili davvero
- Un'agenda sul quaderno, una sul telefono e una in testa
- Gruppi numerosi accettati senza che nessuno abbia deciso
- Posti liberi per un mancato arrivo che nessuno ha avvisato
Cosa fa
Quello che l'assistente fa davvero
Non inventa mai uno slot
Propone solo quello che il motore ha calcolato su orari, chiusure, margini, preavviso minimo e capienza. Se rifiuta, dice quale regola lo impedisce.
Risorse separate, agende separate
Tavoli, camere, poltrone, specialisti, agenti o veicoli: ognuno con il suo libro e la sua capienza, così un tavolo da due e uno da otto non sono la stessa cosa.
Servizi con la loro durata
Una prima visita da 45 minuti non entra in un buco da 30. Un servizio può avere una pausa interna, come il tempo di posa di un colore: in quei minuti la risorsa torna prenotabile.
Decidi tu cosa può confermare
Sempre, mai, oppure con regole: gruppi numerosi, poco preavviso, clienti nuovi, risorse o canali specifici. Il resto finisce in Da approvare, con il motivo dell'attesa.
Un calendario vero, non una lista
Vista mese con il dettaglio del giorno, viste giorno, settimana ed elenco, timeline camera per camera, spostamento con il trascinamento e Annulla su ogni azione.
Conferme e promemoria
Il cliente riceve la conferma quando approvi e un promemoria prima dell'appuntamento, così i mancati arrivi calano e i posti liberi si riempiono.
Come funziona
Tre passi, poi lavora
Descrivi come lavori
Risorse, servizi, durate, orari settimanali, chiusure, margini e preavviso: sono le regole che il motore userà per ogni proposta.
Scegli chi conferma
L'assistente da solo, con regole su misura, oppure sempre una persona. Ogni prenotazione in attesa mostra il motivo e la conversazione da cui nasce.
Collega il calendario
Con la sincronizzazione Google Calendar gli appuntamenti finiscono nell'agenda del collaboratore, e i suoi impegni già presenti bloccano gli slot.
Collegamenti
A cosa si collega
Google Calendar
Sincronizzazione a due vie: scriviamo gli appuntamenti e leggiamo gli impegni che bloccano la disponibilità.
Lo strumento che usi già
Se preferisci non spostare l'agenda, l'assistente può avvisare lo staff che inserisce, oppure mandare al cliente il link del tuo sistema di prenotazione.
Tutti i canali
Chat, social, email e telefono scrivono nello stesso calendario, con le stesse regole.
Promemoria su WhatsApp
Conferme e promemoria usano i modelli approvati preparati alla connessione del canale.
Domande frequenti
Funziona anche se uso già un altro gestionale?
Sì. Scegli la modalità che preferisci: prenotazione interna, avviso allo staff che poi la inserisce nel vostro sistema, oppure invio al cliente del link del tuo strumento di prenotazione.
L'assistente può confermare da solo?
Lo decidi tu: sempre, mai, oppure con regole (gruppi numerosi, poco preavviso, clienti nuovi, risorse o canali specifici). Quello che resta in attesa finisce nella scheda Da approvare, con il motivo, il cliente e la conversazione di origine.
I clienti ricevono un promemoria?
Sì. Alla conferma ricevono il messaggio di conferma e, prima dell'appuntamento, un promemoria. Servono a ridurre i mancati arrivi, che sono la voce di costo più silenziosa di un'agenda.
Il calendario usa le parole del mio settore?
Sì. Un ristorante legge prenotazioni e coperti, un hotel soggiorni e ospiti, un autonoleggio noleggi, uno studio medico visite. La parola arriva dal settore e puoi sostituirla con la tua.
Un'agenda sola, aggiornata da chi risponde
Prenota una demo: configuriamo risorse, orari e regole di approvazione sulla tua attività, e vedi il motore al lavoro.